Scope Workforce Planner De Flintenhoeve
Klantcase: Toen ze bij zorgboerderij de Flintenhoeve een derde locatie erbij kregen, werd de urenregistratie met behulp van Excel enorm onoverzichtelijk.
Het roostersysteem
De Flintenhoeve is een woon-leef-zorgboerderij die woning en dagbesteding biedt aan hun cliënten uit verschillende doelgroepen. Met drie mooie locaties in Orvelte, Wezep en Zweelo moesten ze op zoek gaan naar een praktisch en simpel roosterprogramma voor hun planning & urenregistratie. Sinds 1 april dit jaar zijn ze bij de Flintenhoeve met Scope Workforce Planner aan de slag gegaan.
Van onoverzichtelijkheid naar overzicht
We spraken Roelie Beuving, onder meer verantwoordelijk voor de roostering en planning van de drie locaties van de zorgboerderij de Flintenhoeve. Ook verzorgt ze alle beoordelingen van diverse zorgindicaties en denkt ze na over de invulling van de zorgboerderij. Eerder hield men de urenregistratie bij in Excel. ‘Het werd enorm onoverzichtelijk om alle diensten goed ingevuld te krijgen’, vertelt Beuving. ‘Hier moest dus een oplossing voor komen.’
‘Samen met een collega ben ik toen gaan googlen om een juist programma te vinden die bij onze organisatie past’, aldus Beuving. ‘Zo kwamen we uit bij Scope Workforce Planner. Scope Workforce Planner leek goed aan te sluiten op de manier zoals wij willen roosteren. We zijn wat kleinschaliger en hebben 10 medewerkers. Een roosterprogramma moet voor deze omvang wel werkzaam zijn en dat is Scope Workforce Planner voor ons. Ik vind het een fijn programma.’
Een demo inplannen en aan de slag
Door middel van een demo helpen wij de klanten om achter de behoeftes en wensen te komen om zo een passende Scope Workforce Planner omgeving voor de klant samen te stellen. ‘We hebben hier destijds een demo gehad waarin onze wensen zijn besproken’, vertelt Beuving. ‘Hieruit bleek dat alles wat wij wensten mogelijk was.’
‘Wij wilden gewoon alles digitaal hebben. Als je iets in Excel maakt moet je het printen en ophangen en kunnen de medewerkers hun eigen rooster zelf niet inzien. Gewoon erg foutgevoelig. Nu werkt alles vanuit één systeem en kunnen de medewerkers zelf hun rooster inzien.’
‘In het begin was het nog even uitzoeken hoe we Scope Workforce Planner op de juiste manier konden instellen. Met behulp van support via de mail en een teams call zijn we hier wegwijs in geworden. Nu hebben we het gebruik onder de knie.’
Inzicht in contracturen en ruilverzoeken
Naast de functionaliteiten op roosters te maken, uren en verlof bij te houden wordt ook relevante data in Scope Workforce Planner geregistreerd. ‘Wat erg fijn is dat we nu inzicht hebben in de contracturen van een medewerker. Als iemand hierover komt, kunnen we dit zo ten alle tijden bijstellen. Dit konden we in Excel niet, waardoor er aan het eind van het jaar soms mensen waren die teveel of te weinig contracturen hadden gedraaid’.
‘Wat we verder heel makkelijk vinden zijn de ruilverzoeken. Als je het accepteert wordt het direct in het rooster aangepast. Zo heb je er geen omkijk na en de medewerkers kunnen zelf via de Mijn Scope Workforce Planner omgeving hun rooster bekijken. Als ik Scope Workforce Planner in 1 woord zou moeten omschrijven is het overzichtelijk!’
Uitstekend support
Dat Scope Workforce Planner voor Beuving werkt, is inmiddels duidelijk geworden. Maar wat vindt hij van de support en hulp die bij Scope Workforce Planner gegeven wordt? ‘De support gaat ook super, als er problemen zijn sturen wij een mailtje en worden deze vaak binnen een paar uur opgelost, aldus Beuving . ‘ Dus dat werkt gewoon perfect’.
Op de vraag of er verder nog zaken zijn waarover Beuving zich wil uitspreken? ‘Nee eigenlijk niet. Het werkt voor ons gewoon super, we zijn er heel blij mee!.’
